Power Automate: Terminübersicht per Mail zusenden

Für mich ergibt es in vielen Situationen Sinn, dass ich eine kurze Übersicht der aktuellen Termine aus dem Microsoft Outlook für die kommenden Stunden bekomme. Diese lasse ich mir gerne per Mail zustellen. Außerdem kann ich diese Liste entsprechend weiterleiten, so dass auch weitere Personen davon partizipieren können.

Dazu habe ich mir unter „Microsoft Power Automate“ (ehemals Microsoft Flow) einen Ablauf gebaut. Für mich persönlich macht es am meisten Sinn ihn als Schaltfläche zu starten. Es ist aber auch möglich diesen anzupassen, um diesen zu einer gewissen Uhrzeit zu starten.

Der Ablauf sieht wie folgt aus:

• Löst einen Flow manuell aus
  Es ist keine Eingabe erforderlich
• Kalenderansicht der der Termine abrufen (V3)
  Kalender-ID: Kalender
  Startzeit: Ausdruck „utcNow()“
  Endzeit: Ausdruck „addHours(utcnow(),10)“
  Mit der 10 werden die Stunden angegeben, welche im Kalender abgefragt werden
• Array filtern
  von: „value“
  Im erweiterten Modus bearbeiten „@not(equals(item()?[‚isAllDay‘], True))“
  Damit werden die ganztägigen Termine aus der Übersicht ausgeschlossen
• Variable initialisieren
  Name: „EventLists“
  Typ: Array

Ab hier wird das Array abgearbeitet:

• • Auf alle anwenden
    Ausgabe von vorherigen Schritten: „Körper“
  • Html to text (Vorschau)
    Content: „Text“
  • Zeitzone konvertieren
    Objekt wurde umbenannt in „KONV Starttime“
    Basiszeit: „Startzeit“
    Formatzeichenfolge: „dd.MM.yyyy HH:mm“
    Quellzeitzone: „(UTC) Koordinierte Weltzeit
    Zielzeitzone (UTC+01:00) Amsterdamm, Berlin, Bern, Rom Stockholm, Wien
    Damit bekommt man die korrekte Zeit in einem gekürzten Format übertragen

• • Zeitzone konvertieren
    Objekt wurde umbenannt in „KONV Endtime“
    Basiszeit: „Endzeit“
    Formatzeichenfolge: „dd.MM.yyyy HH:mm“
    Quellzeitzone: „(UTC) Koordinierte Weltzeit
    Zielzeitzone (UTC+01:00) Amsterdamm, Berlin, Bern, Rom Stockholm, Wien
    Damit bekommt man die korrekte Zeit in einem gekürzten Format übertragen

• Verfassen
  {
  „Terminname“: „Betreff“,
  „Startzeit“: „Konvertierte Zeit“ aus „KONV Starttime“,
  „Endzeit“: „Konvertierte Zeit“ aus „KONV Endtime“,
  „Ort“: „Standort“
  }
• Am Arrayvariable anfügen
  Name: „EventLists“
  Wert: „Ausgaben“

Ab hier wird das Array verarbeitet:

• • HTML-Tabelle erstellen
    Von: „EventLists“
    Spalten: „Automatisch“
  • E-Mail senden (V2)
    An: „E-Mail-Adresse des Benutzers“ aus „Löst einen Flow manuell aus“
    Betreff: „[MPA] Terminliste“
    Ich tagge alle Mails aus automatisierten Prozessen gern, um diese schneller wiederzufinden.
    Text: „Ausgabe“ aus „HTML-Tabelle erstellen“
    Priorität: „Normal“
    Ohne Angabe der Priorität wird diese auf „Niedrig“ definiert.

Somit erhält man eine schnelle Übersicht der Termine per Mail.
Zusätzlich war dieser Ablauf ein Test für einen neuen Prozess, den ich in Zukunft erstellen und dann ebenfalls vorstellen möchte.